• 93 Tạ Quang Bửu, Pleiku, Gia Lai

  • 0918.4222.48

Hiểu rõ nền tảng cơ bản về Public Relation (Pr) trong doanh nghiệp

Trước đây PR chỉ dành cho những thương hiệu lớn, nguồn kinh phí khủng và có tầm nhìn thương hiệu lâu dài mới sử dụng công cụ này. Tuy nhiên với việc phát triển những kênh truyền thông miễn phí như mạng xã hội, forum, diễn đàn, blog, youtube,... thì việc đưa thông tin để tiếp cận công chúng trở nên dễ dàng hơn với chi phí rẻ hơn trước (dù vẫn còn cao so mặt bằng chung các công ty startup).

1. Pr là gì

Trước khi đi vào những điều trên, tôi muốn chia sẻ một ví dụ đơn giản trong đời sống để mọi người dễ hình dung hơn

Ví dụ như sau:
Một chàng trai yêu một cô gái, họ vẫn đang trong giai đoạn hẹn hò, gia đình cô cũng biết cô quên anh và không phản đối gì cả. Nhưng chàng trai vẫn chưa ngỏ lời để đi đến hôn nhân, còn cô gái thì vẫn còn đắn đo về chuyện tình cảm dài lâu, liệu anh có xứng đáng làm bạn đời hay không? 100% quyền quyết định là ở Cô.

Vì yêu và kết hôn là hai chuyện khác nhau.

Chàng trai suy nghĩ, hay là mình lấy lòng ba mẹ cô ấy trước, sau này ngỏ lời sẽ dễ thành công hơn, ba mẹ cô cũng sẽ ủng hộ mình hết lòng.

Để ý, chàng phát hiện mẹ cô sáng nào cũng vô công viên gần nhà tập thể dục từ 6h - 7h sáng, mình thì 8h mới đi làm. Thế là anh lên kế hoạch tiếp cận.

Thế là mỗi ngày, anh đều ghé đi tập thể dục chạy bộ chung bác gái, nghe bác tâm sự, pha trò chọc cười bác gái suốt từ lúc tập đến về nhà, tinh ý mua nước cho bác.

Vài tuần sau, dịp tết đến, mệ cô nói sao cô không lấy anh đi, người tốt như nó giờ tìm không ra đâu, rằng Mẹ cô thấy anh rất phù hợp. Cô không giấu nỗi vẻ ngạc nhiên, khi trước đó cô còn thấy mẹ cô tuy không phản đối, nhưng cũng không hẳn là hài lòng về bạn đời của cô.

Lẽ nhiên, cô vui ra mặt.

//////////////// Trên đây là trích đoạn từ 1 phim hàn quốc ngôn tình thôi. Nhưng đủ để bạn thấy về sức mạn của Pr và hiểu sơ nó là cái gì.

Nôm Na PR là phân tích xem đâu là những người có khả năng tác động đến "công chúng" của một dịch vụ/sản phẩm nào đó và đưa thông tin đến họ.

Giống như PR cho phim nghĩa là việc tìm kiếm những người có khả năng tác động đến hành vi công chúng đến rạp xem phim. Đó là những nhà viết review phim, những đạo diễn xuất sắc, hay một hiện tượng mạng có uy tín chuyên viết về phim.

Những người này mà khen là fans kéo đến xem phim vì tin tưởng, Pr có sức mạn như vậy đấy.

Vậy làm sao đề tác động được những người mà công chúng tin tưởng, đó là lúc cần sử dụng truyền thông, truyền thông là phương tiện để người làm PR tiếp cận người thứ ba, là những người có khả năng tác động đến công chúng mục tiêu.

Rồi các đối tượng thứ 3 này sẽ tác động đến công chúng mục tiêu. Như ví dụ trên thì các KOLs phê bình xem sẽ post status lên FB để review về phim, khen phim hay A/B/C; thế là fans họ tin và lũ lượt kéo đi coi.

Tuy nhiên để kết nối và tác động được đến bên thứ 3 này thì không đơn giản, không phải chỉ tiền là đủ.

2. Pr làm công việc gì?

Công việc của chuyên viên Pr trong doanh nghiệp là tạo ra sự công khai đầy tích cực cho doanh nghiệp, không có sự bế tắc thông tin đến các bên thứ ba của doanh nghiệp (như giới truyền thông, KOLs, Cổ Đông, NV nội bộ, Nhân Tài bên ngoài, Cộng đồng ngành nghề KD,...) và nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp.

>> Đối ngoại: Xây dựng một hình ảnh, một quan điểm tạo ấn tượng lâu dài từ đó gầy dựng lòng tin nhằm tạo thành thói quen sử dụng của khách hàng và các bên thứ 3.

>> Đối nội: Thiếp lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa các phòng ban trong công ty, giữa tổ chức với nhân viên, làm họ tin tưởng vào lãnh đạo và tự tin khi làm việc, xây dựng được nét văn hóa công sở.

{ Họ Luôn tạo ra các câu chuyện }
Nó liên quan đến việc kể chuyện và hầu hết các công ty luôn tìm cách quảng bá tin tức một cách mới mẻ như: một chiếc xe mới, một ứng dụng mới, một thị trường mới, một giám đốc điều hành mới, một kế hoạch kinh doanh mới, sáp nhập, giành giải thưởng,... để

- NV yên tâm cống hiến hơn.
- Cổ đông tự tin đầu tư, không thoái vốn.
- Truyền thông đưa tin đúng, tăng uy tin tổ chức
- Nhân tài thèm muốn vô công ty làm việc.
.....

Hiểu rõ nền tảng cơ bản về Public Relation (Pr) trong doanh nghiệp

3. Các hình thức Pr?

Có 7 hình thức chính để tổ chức và triển khai Pr, 7 hình thức này được viết tắt bằng các chữ đầu tiên là PENCILS, gồm:

- "P-Publications" (xuất bản sản phẩm): Các sản phẩm được phát hành như các tập san của công ty, báo chí, sách vở, tài liệu bổ ích cho khách hàng, báo cáo hàng năm … Nếu bạn không trả tiền nhưng vẫn có được những đánh giá tốt về sản phẩm thì đó là thước đo tốt nhất cho việc bạn làm PR tốt.

- "E-Events" (Sự kiện): Tổ chức các sự kiện, các chương trình tài trợ hay các triển lãm để nói thêm về sản phẩm… đây là các sự kiện tự nguyện của doanh nghiệp.

- "N-News" (Tin tức): Các thông tin tốt, có lợi cho công ty, cho nhân viên và các sản phẩm của công ty, các thông tin này được nhắc tới hàng ngày một cách tự nguyện trên các bản tin.

- "C-Community Affairs" (Các hoạt động liên quan đến cộng đồng): Các hoạt động liên quan hệ cộng đồng cần một chính sách lâu dài, bền vững và chân thành, bao gồm các hoạt động online và offline. Quan hệ cộng đồng tốt giúp cho việc nghiên cứu sản phẩm, thị trường cũng như việc giới thiệu, hậu mãi về sản phẩm tốt hơn, các đóng góp này có thể về thời gian hay tiền cho các nhu cầu cộng đồng.

- "I-Identity Media" (Các phương tiện nhận diện): Các vật phẩm có liên quan tới công ty như business card, phong bì, văn phòng phẩm, danh thiếp, quy định về đồng phục… Các vật phẩm này giúp cho người có được nhận diện rõ nét về công ty bạn qua logo, màu sắc, hình ảnh quen thuộc.

- "L-Lobbying" (hoạt động vận động hành lang): Các chiến dịch vận động hành lang một cách bài bản, chuyên nghiệp và đúng luật, những nỗ lực này gây ảnh hưởng nhằm có được sự ủng hộ hay phản đối đối với một dự luật hay quyết định có lợi hay bất lợi đối với công ty.

- "S-Social Investment" (Các hoạt động về trách nhiệm đối với xã hội): Mục tiêu của các đầu tư này nhằm cải thiện môi trường xã hội nơi bạn đang kinh doanh, sẽ tốt hơn nếu khía cạnh đầu tư của bạn có liên quan tới mặt hàng của bạn, và tạo dựng được uy tín tốt cho công ty về trách nhiệm đối với xã hội.

4. Nên làm Pr khi nào?

Chủ động làm Pr, hay là đợi buôn bán ế ẩm rồi mới làm, có khủng hoảng rồi mới đầu tư Pr?

DN chủ động đầu tư làm Pr, hay gọi là "PR chủ động" là hoạt động quan hệ công chúng của một doanh nghiệp hoặc thương hiệu được thực hiện một cách chủ động, theo kế hoạch mà các Marketer đặt ra. Giá trị nó lớn so với làm thụ động vì:

4.1 - Tăng độ phủ về công ty, sản phẩm:
Nếu khách hàng mục tiêu của bạn thậm chí không biết công ty, dự án hay sản phẩm của bạn tồn tại, làm cách nào bạn có thể tạo doanh thu cho doanh nghiệp của mình?

4.2 - Nâng cao uy tín, nhận diện thương hiệu:
Sự uy tín là công việc khó khăn để xây dựng một thương hiệu. Sự tín nhiệm đến từ nội dung do người dùng tạo trên các nền tảng truyền thông xã hội khác nhau, đặc biệt sự nhận diện và uy tín sự được nâng cao hơn khi bài PR chủ bạn xuất hiện trên những trang báo, trang tin hãy trang mạng xã hội uy tín, từ các KOLs có nhiều người yêu quý, thì thương hiệu của bạn sẽ ược nhiều người quan tâm và tín nhiệm.

5. Các bên thứ 3 trong Pr.

- Governance Relation (Với chính phủ).
- Media Relation (Với giới truyền thông).
- Society Relation (Với Xã Hội).
- Community Relation (Với Cộng Đồng Ngành).
- Internal Relation (Với nhân viên nội bộ).
- Investor Relation (Với nhà đầu tư, cổ đông).

6. Các định dạng Pr trên các kênh truyền thông

Hiểu rõ nền tảng cơ bản về Public Relation (Pr) trong doanh nghiệp

#1. Nhắc tên thương hiệu
Bài PR chủ động nhắc tên thương hiệu hoặc từ khóa trong số bộ từ khóa (bộ key word) đã thống nhất ở trong bài viết. Số lượng từ khóa thương hiệu trong bài viết tùy thuộc vào độ phù hợp do Ban biên tập đề ra ở từng trường hợp.

#2. Chèn ảnh thương hiệu
Dùng kho hình ảnh đẹp, chất lượng do doanh nghiệp gửi sang để minh họa cho các bài viết phù hợp. Nổi bật nhận diện hình ảnh thương hiệu trong một thời gian dài tại chuyên mục. Nhờ việc sử dụng hình ảnh đánh mạnh vào thị giác, hình ảnh thương hiệu được phủ sóng rộng rãi và gần gũi hơn với người đọc.

#3. Tin nhanh thương hiệu
Đưa tin Sự kiện, hội thảo (có tính chất xã hội), tin Đại hội Cổ đông, mở bán, hợp tác, sáp nhập, cải tiến, dấu ấn mới đáng quan tâm, hoạt động CSR,… Doanh nghiệp có thể cung cấp thông cáo báo chí để kênh báo xử lí nhanh. Kiểu bài này mang tính thời sự, ngôn từ được sử dụng vô cùng ngắn gọn, súc tích. Dạng tin bài giúp độc giả dễ dàng nắm bắt được câu chuyện, các sự kiện diễn ra. Kiểu bài này được ưa chuộng rất nhiều bởi dễ tiếp cận.

#4. Chèn thống kê từ thương hiệu
Chủ động chèn số liệu chính xác từ hội thảo/sự kiện/nghiên cứu của doanh nghiệp, bảng giá hoặc các thông tin liên quan khác do doanh nghiệp cung cấp… Dẫn nguồn từ doanh nghiệp/ thương hiệu. Các con số thống kê về thương hiệu cho phép thương hiệu được nhắc đến một cách tự nhiên và quảng cáo một cách tinh tế trong các bài viết bình thường, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người đọc mà vẫn cung cấp thông tin thương hiệu cho họ.

5. Phân tích một phần Case thương hiệu
Chèn một đoạn phân tích về doanh nghiệp/nhãn hàng trong bài viết về thị trường chung, hiện tượng ngành, bài phân tích xã hội, các vấn đề liên quan… Đoạn phân tích trung bình 200 chữ.

Đoạn PR này sẽ xuất hiện trong các bài viết đánh giá, nhận định chung về bất kỳ thị trường của lĩnh vực nào đó. Trong đó có lồng ghép thương hiệu với các thế mạnh doanh nghiệp có để tạo được sự uy tín cho họ. Từng bước một xây dựng thương hiệu, khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp, công ty một cách tự nhiên nhất nhưng hiệu quả đem lại vô cùng lớn. Có uy tín chắc chắn doanh nghiệp sẽ dễ dàng được nhiều khách hàng biết đến.

#6. Bài PR phân tích Case thương hiệu
Toàn bài PR chủ động phân tích case study thương hiệu hay chính là bài phân tích sâu về thương hiệu hoặc nhãn hàng. Việc phân tích sâu case study về thương hiệu giúp các khách hàng có được cái nhìn sâu hơn về hướng đi, cách giải quyết của thương hiệu.

#7. Bài PR sử dụng 1 đoạn phỏng vấn nhân vật
Phỏng vấn và trích dẫn trả lời của nhân vật/ chuyên gia đại diện thương hiệu, dẫn nguồn tên thương hiệu trong các bài viết tầm cỡ và liên quan. Bài viết PR dạng này giúp các thương hiệu “khoe” một cách tinh tế tầm chuyên gia của mình trong lĩnh vực mà thương hiệu hoạt động.

#8. Bài PR hoàn toàn về phỏng vấn nhân vật
Bài phỏng vấn nhân vật về các vấn đề nóng của ngành, xã hội hoặc doanh nghiệp. Bài viết PR dạng này giúp các SEO, chủ doanh nghiệp chia sẻ tiếng nói, nhận định về lĩnh vực và sự thành công của họ giúp nâng cao hình ảnh lãnh đạo doanh nghiệp. Các bài viết này sẽ truyền cảm hứng nhân vật, tạo cảm xúc và nâng cao lòng tin của các khách hàng.

#9. Review SP trong 1 đoạn bài PR chủ động
Bài viết kiểm chứng hay bài viết trải nghiệm thường được viết theo dạng khách quan. Đối với bài viết khách quan chỉ với 1 đoạn review về sản phẩm sẽ mang tính tin cậy hơn vì có thể là tổng hợp ý kiến số đông, dùng từ suy luận, diễn giải một cách logic,… Bài viết PR này có thể nêu bật được lợi thế của doanh nghiệp

#10. Review sản phẩm (toàn bài)
Bài viết bình luận – nhận định sâu về sản phẩm, dự án. Bài viết dạng này áp dụng khi sản phẩm hay thương hiệu đã gây được sự chú ý, quan tâm từ khách hàng khiến họ muốn tìm hiểu về sản phẩm/dự án/thương hiệu nhiều hơn. Bài viết Review sâu sẽ giúp cung cấp thông tin một cách toàn diện cho khách hàng về sản phẩm/dự án/thương hiệu.

#11. Chuyên gia từ thương hiệu viết
Bài đặt hàng từ chuyên gia nhãn hàng. Thời điểm báo đặt hàng tương ứng với sự kiện nóng trong xã hội. Bài viết sẽ được báo biên tập nội dung và đăng tải. Bài viết dạng này giúp cho các khách hàng cảm nhận được cái nhìn sâu sắc từ các chuyên gia trong ngành chứ không chỉ đơn thuần là các bài viết thông thường.

#12. Chèn thương hiệu vào video
Chủ động sử dụng hình ảnh thương hiệu một cách khéo léo trong các video liên quan.

#13. Chèn box thông tin
Chèn thêm box thông tin cung cấp cho độc giả cái nhìn bao quát về thương hiệu được đề cập trong bài viết. Có thể hyperlink dẫn tới website thương hiệu

#14. Chèn hot tag về thương hiệu
Hot tag là những Hashtag đang được chú ý và quan tâm trong thời điểm thương hiệu đăng bài PR chủ động. Đối với những bài viết đã có nội dung đề cập đến thương hiệu, việc chèn hot tag giúp tăng SEO, tối ưu hóa khả năng tìm kiếm trên Internet.

7. PR PLAN PROCESS:

7.1 - Strategic House
Xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu kinh doanh, PR - Marketing và Brand Team sẽ ngồi lại thống nhất mục tiêu truyền thông chung cho từng giai đoạn trong một năm, nhiều năm.

Từ đó, các team sẽ triển khai xuống thành các chiến dịch, hoạt động thuộc các nhóm: Product Launch, Brand Campaign và Corporate Communication.

Brand Team và PR Team có thể phân chia nhau dẫn dắt những sự kiện này. Các Team cũng có thể tổ chức nhiều hoạt động khác nhau, miễn là đều bổ sung và chia sẻ tiếng nói cùng mục truyền thông đã đặt ra.

7.2 - Campaign Plan
Tại bước này chúng ta bắt đầu xây dựng kế hoạch triển khai cho từng chiến dịch, đảm bảo thống nhất những đề mục cơ bản như:

- Đối tượng mục tiêu
- Đối tượng PR
- Thông điệp truyền thông (key message)
- Các kênh truyền thông sử dụng
- Ngân sách và KPI từng chiến dịch

7.3 - Content Plan
Đây là bản kế hoạch khá đặc thù cho PR và báo chí. Từ những “key message" đã thống nhất từ Campaign Plan, PR Team sẽ cùng brainstorm cụ thể với những định hướng nội dung này thì nên sử dụng những loại nội dung nào, các kênh đi bài ra sao để việc truyền tải thông điệp được hiệu quả.

7.4 - Execution Plan
Cuối cùng sau khi lên kế hoạch, hãy bắt tay vào thực thi, bao gồm việc đặt bài báo chí, lên kế hoạch tổ chức kiện (họp báo, tham quan nhà máy, công bố chiến dịch,…) và kế hoạch sản xuất các nội dung cụ thể (shooting video, photo shoot sản phẩm hoặc lookbook,...)

Các Doanh Nghiệp có thể lựa chọn những đơn vị uy tín để có những kế hoạch PR hoàn hảo.

Nguồn: Nguyễn Tuấn Hùng 

CÔNG TY TNHH MARKETING TOÀN CẦU

Địa chỉ: ➤ Head Office Gia Lai: Khu đô thị cầu sắt, Pleiku, Gia Lai

             ➤  Văn phòng đại diện Quy Nhơn: 169 Hoa Lư – Đống Đa – Tp. Quy Nhơn – Bình Định

             ➤  Văn phòng đại diện HCM:  302/2 Nơ Trang Long, P.12, Q. Bình Thạnh

             ➤  Văn phòng đại diện Phú Quốc: Căn SV2A, Khu TM2, Khu tổ hợp Sonasea Villas & Resort Phú Quốc

** Với các dịch vụ: 

- Quản trị, quảng cáo Facebook

- Quảng cáo Google Adwords

- Tư vấn phát triển thương hiệu

- Xây dựng nội dung Website chuẩn SEO

- Thiết kế Website

- Dịch vụ thiết kế Quảng cáo

Hotline: 0918.42.22.48